Tijdelijk je webshop sluiten voor de feestdagen?

Het einde van het jaar komt in zicht en de feestdagen staan voor de deur. Misschien wil je genieten van een welverdiende pauze en je webshop tijdelijk sluiten. Maar hoe zorg je ervoor dat je dat zonder stress doet én je klanten tevreden blijven? Met deze checklist bereid je je webshop perfect voor op een tijdelijke sluiting, zodat alles vlekkeloos verloopt. 💡

Voorbereiding & communicatie: Zorg dat je klanten op de hoogte zijn 📢

1. Website mededeling plaatsen

Het is belangrijk om je klanten tijdig te informeren. Voeg daarom een opvallende banner of pop-up toe aan je webshop met informatie over de sluitingsperiode. Vermeld duidelijk de start- en einddatum, zodat klanten precies weten wanneer je weer open bent. Zorg ervoor dat deze mededeling zichtbaar is op elke pagina van je webshop – van de homepage tot de afrekenpagina. Zo voorkom je verrassingen en weten je klanten precies waar ze aan toe zijn.

2. Aanpassen van bestel- en levertijden

Stel een uiterste besteldatum in: de laatste dag waarop klanten een bestelling kunnen plaatsen die vóór je sluiting verzonden wordt. Communiceer deze datum ruim van tevoren op je website en eventueel via een nieuwsbrief. Daarnaast is het slim om levertijden aan te passen op je productpagina’s, zodat klanten weten dat er mogelijk vertragingen kunnen optreden. Duidelijke communicatie voorkomt frustraties!

3. Automatische e-mails instellen

Maak gebruik van automatische e-mails om je klanten op de hoogte te houden. Voeg een bericht toe aan bestelbevestigingen en verzendmeldingen waarin je de sluitingsdata benoemt. Overweeg ook een e-mail die klanten direct informeert over de sluiting zodra ze een nieuwe bestelling plaatsen. Dit helpt om verwachtingen te managen en voorkomt dat je inbox volloopt met vragen.

4. Kondig de sluiting aan op social media

Bereik je klanten via social media! Plaats berichten op je kanalen met informatie over de sluitingsperiode. Maak het gezellig met een feestelijke afbeelding en zet bijvoorbeeld een countdown timer in je Stories. Vergeet niet om het bericht vast te zetten, zodat volgers het altijd snel terug kunnen vinden.

5. Google My Business & andere platforms updaten

Vergeet je aanwezigheid op andere platforms niet! Update je openingstijden op Google My Business en platforms zoals Etsy, Bol.com of Marktplaats. Zo weten ook klanten die je via deze kanalen vinden precies wanneer het tijdelijk sluiten van je webshop plaatsvindt.

Voorraadbeheer & order management: Voorkom verrassingen 🎁

1. Order deadline communiceren

Net zoals op je website en social media, moet je je klanten duidelijk laten weten wanneer de laatste bestellingen verzonden worden. Deze deadline geeft hen inzicht in de leveringsverwachtingen en zorgt dat jij zonder last-minute stress kunt afsluiten.

2. Voorraad updaten

Controleer je voorraad en zet populaire items eventueel tijdelijk op ‘niet beschikbaar’ om te voorkomen dat ze tijdens je afwezigheid uitverkocht raken. Het laatste wat je wilt is dat klanten wachten op een product dat je niet op voorraad hebt. Zorg dat alles overzichtelijk is voor een soepel verloop!

3. Update de back-end van je webshop

Pas de verzendtijden aan in je back-end systeem. Zo blijft het voor jou en eventuele collega’s duidelijk welke bestellingen nog verwerkt moeten worden en welke pas na de sluitingsperiode verzonden worden. Met een geordend systeem voorkom je een rommelige opstart na je terugkomst.

Klantenservice: Laat je klanten weten waar ze aan toe zijn 💬

1. Stel een Out-of-Office in voor je e-mail & chat

Voor een zorgeloze vakantie stel je een out-of-office reply in voor je klantenservice e-mail. Hierin geef je duidelijk de sluitingsperiode aan en verwijs je naar de FAQ-pagina voor veelgestelde vragen. Heb je een chatfunctie? Plaats ook hier een melding over je afwezigheid. Dit geeft klanten duidelijkheid zonder dat je continu aanwezig hoeft te zijn.

2. FAQ updaten

Werk je FAQ-sectie bij met informatie over de tijdelijke sluiting, verwachte verzendtijden en andere relevante details. Klanten zoeken vaak zelf al naar antwoorden in de FAQ, dus door deze bij te werken voorkom je onnodige vragen.

Extra: Belangrijke klanten op de hoogte brengen

Heb je vaste klanten, influencers of samenwerkingen met partners? Stuur ze een persoonlijke e-mail om ze te informeren over de sluiting. Dit versterkt de band met je belangrijke relaties en laat zien dat je ze waardeert.

Technische aanpassingen: Zet alles netjes in de vakantiemodus 🔧

1. Webshop orders pauzeren (optioneel)

Afhankelijk van je platform kun je overwegen om de mogelijkheid om te bestellen tijdelijk uit te schakelen. Veel platforms, zoals Shopify en WooCommerce, bieden een ‘vakantiemodus’. In deze modus kunnen klanten wel nog bladeren, maar geen bestellingen plaatsen. Ideaal als je compleet wilt afsluiten en geen onverwachte bestellingen wilt ontvangen.

2. Tijdelijke webshop sluiting instellen

Check of je webshopplatform een functie heeft om tijdelijk te sluiten. Dit voorkomt dat er bestellingen binnenkomen wanneer je niet beschikbaar bent en geeft klanten duidelijkheid over je afwezigheid.

3. Beveiliging en back-up

Voor het tijdelijk sluiten van je webshop, is het slim om een back-up te maken van je webshop en de beveiligingsinstellingen te controleren. Zo minimaliseer je het risico op problemen en kun je na je vakantie zonder zorgen opnieuw opstarten. Veiligheid voorop – je zult jezelf er later dankbaar voor zijn! 😌

Voor na je terugkomst: Let’s get back to business! 🚀

1. Voorbereiden op heropening

Plan eventueel een social media-post en nieuwsbrief voor je heropening. Dit is namelijk een perfecte kans om je klanten enthousiast te maken – misschien kun je een nieuwe product lanceren of een tijdelijke korting aankondigen om je terugkomst te vieren. Klanten waarderen de extra aandacht en het voelt als een frisse start van het nieuwe jaar!

2. Controleer bestellingen en klantvragen

Controleer bij terugkomst of er bestellingen of klantvragen zijn binnengekomen die je snel moet opvolgen. Een snelle reactie zorgt voor tevreden klanten en helpt je om de service hoog te houden.

3. Check je voorraad en logistiek

Maak een inventaris op van je voorraad en zorg dat je direct kunt starten met het verwerken van nieuwe orders. Heb je extra voorraad nodig of bestellingen die met spoed behandeld moeten worden? Pak het direct aan, zodat je zonder zorgen verder kunt na de pauze.

Klaar om van de feestdagen te genieten? 🥂

Met deze checklist is het tijdelijk sluiten van je webshop een eitje! Jij geniet van je welverdiende pauze, en je webshop is voorbereid om klanten te blijven informeren en snel weer op te starten. Vergeet niet om bij terugkomst een vrolijke post te plaatsen — met een leuke actie of een nieuw product wellicht! Zo trek je meteen weer de aandacht van je klanten en start je het nieuwe jaar sterk.

Zorgeloos verzenden met Shops United

Het efficiënt beheren van je webshop is essentieel voor het succes van je e-commerce bedrijf. We helpen je graag je verzendproces verbeteren en je bedrijf naar een hoger niveau tillen 🚀. Door je aan te sluiten bij Shops United bespaar je niet alleen op je verzendkosten, maar profiteer je ook van handige tools zoals een eigen retourportaal. Bij ons geen abonnement: je betaalt alleen voor de zendingen die je daadwerkelijk verstuurt.

Benieuwd naar alle mogelijkheden van Shops United en wil je je hele verzendproces aanpakken? Maak dan vandaag nog je gratis account aan!